Usted puede subir las agendas mediante un archivo de Excel, y en éste, indicar la fecha en la que le aparecerán dichas agendas en el dispositivo  a los usuarios.


El archivo debe contener en la primera fila los títulos y a partir de la segunda fila los datos en el siguiente orden:

  • #Agenda.- Si esta vacío, se asigna un nuevo número de agenda. De lo contrario se intentara actualizar la agenda especificada en este número.
  • Fecha.- En qué fecha desea que se muestre la agenda en el dispositivo. Como texto o fecha en formato AAAA-MM-DD o DD-MM-AAAA
         En caso de importar agendas con fechas posteriores a la fecha actual del dispositivo, no podrá visualizarlas al menos que este configurada          la preferencia "Visualizar agendas de fechas posteriores" 
  • Orden.- Es opcional e indica el orden en que deberán realizarse las agendas de un dispositivo.
  • Código Interno del Dispositivo.- Si ha asignado un código interno a sus dispositivos, por favor especifíquelo (ej.: #Cedula del vendedor) para enviarle la agenda.
  • Alias del Dispositivo.- Si no ha asignado un código interno a sus dispositivos, indique cual es el alias usado en el panel de inicio para enviarle la agenda (Ej: V.Saltos)
  • Código Interno del Sitio.- Si sus sitios tienen asignado un código interno (ej.: #RUC del cliente), por favor indíquelo.
  • #Sitio.- Si sus sitios no tienen asignado un código interno, deberá indicar el # de sitio asignado por el sistema.
  • Nombre del sitio.- Únicamente como referencia
  • Detalle.- Especifique las instrucciones de la agenda para el dispositivo (ej.: Recuperar el cheque y depositarlo en el banco X) No es obligatorio llenarlo.
  • Estado.- Puede ser POR REALIZAR, REALIZADO o NO REALIZADO
  • Campos del Formulario.- Si desea que la agenda se publique con los campos del formulario llenos, luego de la columna Estado, debe colocar en      cada columna, los campos o preguntas  del formulario, respetando su orden, de forma que pueda llenarlas en el Excel y al importarlo, las Agendas aparezcan con la información llena en la aplicación móvil.


En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de archivo en el cual se asignarán las agendas tomando el ALIAS DEL DISPOSITIVO y EL NUMERO DE SITIO dado por el sistema. También podría ingresar el Código interno del sitio (ej: #RUC o código del cliente) y del dispositivo en caso de tenerlo (ej: #cédula o código del usuario en su sistema).

 


  • Opcionalmente, al final, se pueden incluir las columnas “Formulario”, "Latitud", "Longitud", "Referencia", "Dirección" y "Elegir Formulario"**. Los títulos de las columnas deben tener estas leyendas. Puede colocar una o varias. Estos nombres de columnas son reservados. Si uno de los campos del formulario se llama así, se producirá un error.
  • Latitud (para actualizar la latitud de la agenda ya que se conoce de antemano dicha coordenada)
  • longitud (para actualizar la longitud de la agenda ya que se conoce de antemano dicha coordenada)
  • referencia (para actualizar el código de referencia interna asociado a la agenda)
  • dirección (para actualizar la dirección donde debe realizarse la agenda)

Si se coloca la columna “Formulario”, deberá indicar el Código del formulario con el cual se desea trabajar la Agenda. El código de formulario se encuentra dentro del panel Mi Cuenta, opción FORMULARIOS. De esta forma, en un mismo archivo Excel, se pueden planificar varias agendas a ser trabajadas con distintos formularios. El código del formulario debe estar escrito exactamente igual que como se encuentra creado (si esta con mayúsculas, debe escribirse igual en el archivo Excel)

Si coloca la columna "Elegir Formulario" le permitirá al usuario elegir el que desea trabajar la agenda en la aplicación móvil. Debe escribir la palabra “SI” debajo del título de esta columna


El archivo a importar debe estar en formato Excel y no debe contener filtros, pestañas adicionales u ocultas. No deberá tener tampoco columnas o filas ocultas.


Una vez que ha terminado de crear el archivo de Excel, guárdelo en su computadora.


Diríjase al panel de Agendas y haga clic sobre el botón . Se abrirá el panel de importación, seleccione el archivo a subir y escoja el formulario al cual aplicará.


  • Se validará que las fechas estén en formato TEXTO y que no correspondan a días anteriores al actual. 
  • Se validará también que exista el código o alias del dispositivo, así como el código del sitio o numero de sitio. 
  • Si el archivo no tiene errores, se importará y regresará al panel de Agendas.
  • Inmediatamente le llegará un correo electrónico a cada usuario indicando las Agendas que se han creado para cada día.


  • Si al importar el archivo le aparece el mensaje de error “No se encontraron Agendas a Importar”, revise que la información en el archivo esté en la primera hoja, que no hayan filas ocultas (especialmente la primera fila del archivo debe tener información), que no haya información en hojas adicionales en el archivo y que las fechas estén en el formato correcto. Por ejemplo, si la fecha viene en formato Año, Día, Mes, el sistema la tomará como inválida y generará un error.


Una vez que importó el archivo, las podrá ver en el panel Agendas. Puede editar la información de cada una de ellas, haciendo clic en el icono Editar 

 


Puede eliminarlas, seleccionandolas y haciendo clic en el botón Eliminar.

 

Las opciones en la parte superior, le permiten filtrar las Agendas por fecha, por Estado (puede filtrar las que están Por Realizar, Realizadas o No Realizadas), también puede filtrar por dispositivo o nombre del sitio.


El usuario de la aplicación Móvil visualizará sus agendas en el teléfono y tiene la opción de marcar el estado de esa agenda o visita como PENDIENTE, REALIZADA O NO REALIZADA. 


  • Realizada.- Cuando haya llevado a cabo satisfactoriamente su visita. 
  • No Realizada.- Cuando no haya podido realizar la visita o la gestión no tuvo éxito. 
  • Pendiente.- ,Cuando aquellos clientes o sitios a los que no haya podido visitar ese día, se requieren mantenerlos para atenderlos en otra fecha u hora.


De esta forma, el administrador de la cuenta podrá tener en línea, el estado de las visitas planificadas de cada usuario y saber a tiempo si pudo completar su agenda del día, y a que clientes o sitios no logró visitar.







Cargar Agendas con Valores en los Campos del Formulario


Si desea cargar los valores por defecto de los campos del formulario asociado a las agendas, puede hacerlo de la siguiente manera:


1. Seleccione el formulario que desea asignar a las agendas


2. Agregue a su archivo Excel, donde se encuentran las agendas a importar, una columna por cada campo del formulario seleccionado. Llene cada una de estas columnas con el valor que desee.


3. Una vez que ha terminado de actualizar su archivo Excel, guárdelo e impórtelo.



Validaciones Que se Realizan al Importar las Agendas


  • Se validará que las fechas estén en formato TEXTO y que no correspondan a días anteriores al actual. Por Ejemplo, si la fecha viene en formato AAAA-DD-MM, el sistema lo tomara como inválido y generara un error.

  • Se validará también que exista el código o alias del dispositivo, así como el código del sitio o numero de sitio. 

  • Si el archivo no tiene errores, se importará y regresará al panel de Agendas. Inmediatamente le llegara un correo electrónico a cada usuario indicando las agendas que fueron creadas para cada fecha.

  • Si al importar el archivo le aparece el mensaje de error "No se encontraron Agendas a importar", revise que la información en el archivo este en la primera hoja, que no hayan filas ocultas (especialmente la primera fila del archivo debe tener la cabecera de los campos), que no haya información en hojas adicionales en el archivo y que las fechas estén en el formato correcto.