Si su cuenta se encuentra configurada para que sus pedidos requieran aprobación comercial y crediticia, cada vez que un vendedor tome un pedido, el mismo quedará en espera en caso de que ciertas condiciones no se hayan cumplido. En ess caso tanto el área comercial como el área de crédito deben dar su aprobación.
Posterior a esto, el pedido podrá ser descargado por el ERP de su empresa.
Aprobación Comercial: La aprobación comercial de un pedido es requerida cuando el vendedor ha otorgado un descuento manual o adicional para algún producto.
Aprobación Crediticia: Se requerirá aprobación crediticia si su cuenta está configurada para retener los pedidos que excedan el cupo asignado al cliente o si el estado crediticio del cliente no está aprobado.
En cualquiera de ambos casos, cuando el vendedor envíe el pedido se visualizará la siguiente leyenda: "Su pedido quedará como pendiente de aprobación"
De acuerdo al rol de su usuario en la plataforma, se podrán realizar las siguientes acciones:
- Rol Gerencia Comercial, aprueba pedidos con descuentos manuales o adicionales.
- Rol Crédito y Cobranzas, aprueba cupos excedidos y estados crediticios no autorizados.
- Rol de Administrador puede ver los pedidos y su seguimiento mas no aprobarlos
Podrían darse diferentes cuat diferentes casos que se mencionan a continuación.
1. Aprobación Comercial y Crediticia
Para realizar la aprobación comercial, el usuario del portal con el rol de "Gerencia Comercial", deberá dirigirse a Gestiones / Pedidos y dar clic en el icono de aprobación.
Podrá registrar el tipo de motivo y un comentario opcional.
Una vez realizada la aprobación se podrá visualizar en detalle el motivo y la fase del flujo en la que se encuentra el pedido.
De la misma forma para la aprobación crediticia, el usuario del portal con el rol de "Crédito y Cobranzas", deberá dirigirse a Gestiones / Pedidos y dar clic en el icono de aprobación.
Por último en el Seguimiento del pedido se reflejarán las aprobaciones realizadas por las áreas correspondientes y la aprobación final sistema.
Si nos dirigimos a la opción Sincronización / Bandeja de Salida de Sincronización el pedido estará "Pendiente de Descarga", es decir estará listo para ser descargado por el ERP de su empresa luego de ser aprobado.
2. Aprobación Comercial y Anulación Crediticia
En este caso el área comercial aprueba el pedido, pero el área de crédito y cobranzas lo anula.
De la misma forma, el usuario del portal con el rol de "Gerencia Comercial", deberá dirigirse a Gestiones / Pedidos y dar clic en el icono de anulación.
Podrá registrar el tipo de motivo y un comentario opcional.
El pedido quedará finalmente anulado y no podrá ser descargado por el ERP de su empresa.
Se reflejará en el seguimiento del pedido la aprobación comercial y la posterior anulación crediticia.
3. Anulación Crediticia Inicial
Si el primer usuario del portal (en este caso con rol de Crédito y Cobranzas) hace la revisión del pedido y lo anula, el segundo rol (Gerente Comercial) ya no podría ni aprobar, ni confirmar la anulación. El pedido queda anulado automáticamente.
En el seguimiento se refleja que el pedido queda completamente anulado
4. Aprobación Comercial Automática y Aprobación Crediticia Manual
Podría darse el caso en el que no se necesite una aprobación comercial si es que en el pedido no se haya aplicado un descuento manual o adicional y se aprueba automáticamente para el área comercial.
Se visualiza automáticamente aprobado por el sistema
La aprobación crediticia si debe efecturse siempre.
Finalmente el seguimiento del pedido muestra detalladamente la aprobación comercial automática y la aprobación crediticia realizada por el usuario del portal con el rol correspondiente.
