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Crear Formularios

Para crear un nuevo formulario realice los siguientes pasos:

1. Ir a Configuración / Formularios.

2. Haga clic en la opción Crear.

3. Llene los Datos Generales con Código y un Nombre para su formulario.

4. Si el formulario va a estar visible para todos sus asesores, marque la opción "Todos los dispositivos".

De no ser así marque/seleccione los dispositivos a quienes requiera asignar este formulario en el lado derecho.

5. En caso de requerirlo, configure las preferencias:

- Deshabilitar Adjuntar Fotos: El usuario no podrá adjuntar fotos/imágenes existentes en su dispositivo. Cuando el usuario intente incluir fotos en el formulario se abrirá la cámara para que sean directamente tomadas en ese momento.

- Incluir Campo Firma: Se habilitará un campo tipo firma al final del formulario para que se pueda realizar una rúbrica.

- Visita Efectiva: Al registrar el formulario dispositivo podrá indicar si la visita realizada se considera efectiva. Esto permitirá obtener el indice de porcentaje de gestiones efectivas

  Finalmente configure si este formulario se enviará por correo una vez que sus asesores lo registren.

6. Haga clic en el botón Confirmar para crear el formulario.

7. Ahora podrá terminar de diseñar su formulario agregandole los campos requeridos.

Seleccione el tipo de campo que requiera agregar y arrastrelo hacia el recuadro que se encuentra del lado derecho.

Los campos Nombre, Código y Dirección del Sitio son campos predefinidos en los formularios, por lo tanto no es necesario crearlos.

8. Edite el campo haciendo clic en el ícono de Configurar. En caso de requerirlo también puede eliminar haciendo clic en el icono de Borrar.

9. Una vez configurado el campo, haga clic en Confirmar.

• Este es un ejemplo de un campo tipo Título:

• Este es un ejemplo de un campo tipo Selección en donde tendrá que configurar las opciones de la lista aparte de la descripción. También puede aplicar configuraciones adicionales.

Opciones Disponibles 

En esta sección ingrese las opciones que tendrá su lista selección. 

Código: Asigne un identificador para cada opción (puede ser alfanumérico) este código solo lo utiliza el sistema.

Descripción: De esta manera se visualizará en el dispositivo la opción que configure.

Peso: Es opcional. Asigne un valor o peso numérico a cada las opciones de lista de selección. Este valor podrá ser utilizado en una fórmula.

10. Finalmente haga clic en Confirmar para guardar todos los cambios.

Listo, ahora sus asesores podrán sincronizar la aplicación móvil y comenzar a registrar el formulario durante las visitas a clientes.

Si requiere modificar el diseño de su formulario, haga clic en la pestaña CAMPOS.

Podrá editar sus campos haciendo clic en el icono de configuración, podrá modificar el orden de sus campos arrastrándolos al lugar requerido y también podrá eliminarlos haciendo clic en el icono de borrar.

Para guardar todos los cambios realizados en el formulario, finalmente haga clic en el botón Confirmar.

Eliminar Formularios

Seleccione los Formularios que va a eliminar marcándolos como se muestra en la siguiente imagen y haga clic en la opción Eliminar.

Se mostrará un mensaje de confirmación, si está seguro presione el botón Eliminar.

Exportar Formularios

Para obtener un listado de los campos de un Formulario en un archivo Excel, seleccione el formulario o los formularios requeridos y haga clic en Exportar.  Si eligió más de uno, se mostrarán en pestañas diferentes dentro del archivo Excel.

Selección de Columnas

Para personalizar las columnas de datos que muestran la información de los Formularios haga clic en la opción Columnas y marque o desmarque las que requiera incluir u ocultar, como se muestra en la siguiente imagen:

Búsqueda y Filtros

Utilice la barra de búsqueda para consultar los formularios de su cuenta por nombre, código, etc.

También puede hacer clic en la opción Filtros para especificar más su búsqueda.

 

 

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Importar Campos de un Formulario

Podrá importar los campos de un formulario desde una plantilla de Excel. Para poder realizar la importación es necesario que el formulario se haya creado previamente:

1. Haga clic en la opción Importar.

2. Descargue la plantilla para importar Campos.

3. Llene las columnas correspondientes indicando el código del formulario, deje vacío el id si se trata de campos nuevos. Ingrese un nombre del campo, descripción, tipo de campo de acuerdo a las opciones disponibles como se muestra también en los comentarios de la plantilla:

4. Guarde los cambios realizados en la plantilla de Excel y en el portal web seleccione el archivo. Finalmente haga clic en Confirmar para realizar la importación.

5. Se mostrará un mensaje de confirmación:

6. Ahora puede consultar los campos importados en su formulario:

Campos Especiales

Existen tipos de campos adicionales que podría utilizar en su formulario. Acceda al Formulario en la opción CAMPOS, haga clic en la pestaña ESPECIALES. Encontrará una lista de campos como: Barrio, Código de Barra, Fórmula, Lista de Referencias y Ubicación. De la misma forma puede incluirlos en su formulario arrastrando el tipo de campo al centro.

Modifique la descripción del campo y las configuraciones adicionales y haga clic en el botón Confirmar.

• En el siguiente ejemplo se está configurando un campo de tipo Fórmula. Puede realizar las operaciones aritméticas básicas de suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/). 

Configure la fórmula teniendo en consideración que el nombre(no la descripción) de los campos deben ir entre corchetes.

Ej. de la fórmula:  [campo1]+[campo2]+[campo3]

En la fórmula puede utilizar campos de tipo numérico. También puede incluir campos de tipo lista selección, para ello las opciones de la lista deberían tener un valor asociado o peso. Por ejemplo: Si deseo conocer el grado de satisfacción de un cliente visitado, en el formulario podría añadir campos de tipo lista selección y añadir valores/peso a cada opción de respuesta como en el siguiente ejemplo: 

• ¿Han sido oportunas las visitas de nuestro vendedor a su local?
  Opciones disponibles: 

a) Muy oportunas. (Podría configurarle un valor/peso de 10)

b) Medianamente oportunas. (Podría configurarle un valor/peso de 5)  

c) Nada oportunas. (Podría configurarle un valor/peso de 1) 

Una vez haya generado este grupo de preguntas podría considerarlas en un campo fórmula que sume las respuestas/opciones escogidas en cada pregunta para obtener la calificación final de una visita.

• En el siguiente ejemplo se está configurando un campo de tipo Lista de Referencia #1.

Para configurar los datos que tendrá su Lista de Referencia #1, diríjase a la opción Importar.

Descargue la plantilla para importar Listas de Referencia.

Llene la plantilla indicando el número de la lista, en este ejemplo la lista de referencia escojida es la #1. Indique el código, nombre/descripción y estado activo.

Guarde los cambios del archivo Excel y diríjase al portal web para seleccionar el archivo y realizar la importación. Finalmente haga clic en Confirmar.

Se visualizará un mensaje de confirmación que indica que la importación se ha realizado exitosamente.

Listo, ahora los usuarios podrán utilizar el campo lista de referencia en sus formularios.

Lógica Condicional

Permite configurar campos condicionales, los cuales se muestran o se ocultan automáticamente en función de las respuestas proporcionadas en campos anteriores. Esta característica es muy útil para personalizar la experiencia del usuario y garantizar que solo se muestren los campos relevantes según las opciones seleccionadas. 

Por ejemplo supongamos que está creando un formulario para controlar las gestiones de sus vendedores. Al solicitar el tipo de visita que está realizando, dependiendo de si seleccionan "Venta" o "Cobro", se podrían mostrar campos adicionales específicos para cada tipo de gestión.

Esta configuración se realiza en la pestaña LOGICA CONDICIONAL.

Los campos deben de estar previamente creados.

Para el siguiente ejemplo utilizaremos los siguientes campos creados previamente (ver imagen):

- Tipo de Visita (Campo tipo Selección)

- Indique la forma de pago del cliente (Campo tipo Selección)

- Cargue una foto del documento (Campo tipo Imagen)

- Si el asesor escoge el tipo de visita: "Cobro", se desplegará otra lista selección en donde el asesor debe elegir la forma de pago del cliente.

- Si el asesor escoge la forma de pago: "Cheque", se desplegará el campo imagen en donde deberá cargar la foto del documento.

Vamos aplicar lógica condicional a estos campos previamente creados.

1. Haga clic en la pestaña LÓGICA CONDICIONAL.

 

2. Haga clic en EDITAR.

3. Haga clic en la opción +AGREGAR REGLA.

La forma en la que se aplica la lógica condicional es por medio de una "Regla" (si selecciona la opción "Cobro") que genera una "Acción" (se depliega el campo "Forma de Pago del Cliente").

4. Configure la REGLA.

La primera regla ha quedado como se muestra y se detalla a continuación, haga clic en Confirmar para guardarla.

• CONDICIÓN: Si el campo "Tipo de Visita", es "Igual que" la opción "COBRO".

• ACCIÓN: Mostrar campo "Forma de Pago".

 

5. Para la segunda Regla, hacer clic nuevamente en AGREGAR REGLA.

6. La segunda REGLA ha sido configurada como se muestra a continuación, para que si el asesor selecciona la forma de pago "Cheque", se muestre el campo imagen en donde el asesor podrá cargar una foto del mismo. Haga clic en Confirmar para guardar la regla.

• CONDICIÓN: Si el campo "Forma de Pago", es "Igual que" la opción "Cheque".

• ACCIÓN: Mostrar campo "Foto Cheque".

 

7. Finalmente haga clic en Confirmar para guardar todos los cambios del formulario.

Ahora sus asesores podrán sincronizar la aplicación móvil para comenzar a registrar formularios con campos que tengan lógica condicional.

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