Es una de las herramientas del portal web con la que sus gestores de campo (vendedores, cobradores, visitadores, etc) podrán registrar información durante las visitas a clientes. Estos formularios se pueden diseñar y personalizar con diferentes tipos de campos (texto, numéricos, foto, checkbox, etc.) Pueden convertirse en una encuesta, un formulario de registro de cobros, informe de visitas, recolección de datos adicionales del cliente, etc. Sus gestores visualizarán estos formularios en la aplicación móvil y podrán registrar los datos solicitados.
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Importar Campos de un Formulario
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Crear Formularios
Para crear un nuevo formulario realice los siguientes pasos:
1. Ir a Configuración / Formularios.
2. Haga clic en la opción Crear.
3. Llene los Datos Generales de su formulario.
Código: Defina un código de 3 dígitos para el formulario. Puede ser alfanumérico.
Nombre: Defina un nombre/descripción para su formulario
4. Si el formulario va a estar visible para todos sus asesores, marque la opción "Todos los dispositivos".
De no ser así marque/seleccione los dispositivos a quienes requiera asignar este formulario en el lado derecho.
- Todos los dispositivos: Marque esta opción para autorizar a todos los dispositivos de la cuenta el acceso al formulario (incluyendo los futuros dispositivos).
- Sólo a esta clase de dispositivos: Se autorizará el acceso al formulario sólo a las clases de dispositivos que usted especifique en este campo. Puede especificar varias clases de dispositivos separándolas con una coma ",".
5. En caso de requerirlo, configure las preferencias:
6. Finalmente configure si este formulario se enviará por correo una vez que sus asesores lo registren.
- ¿A Usuarios del Portal?: Marque esta opción para que se envíe automáticamente a todos los usuarios del portal web, toda la información que el dispositivo registra desde la aplicación móvil al llenar un formulario.
- ¿Al Dispositivo?: Marque esta opción para que se envíe automáticamente al correo del dispositivo que esté configurado en el portal web, toda la información que registra desde la aplicación móvil al llenar un formulario.
- Especificar otros correos: Puede especificar uno o varios correos separados por coma "," a los que requiera se envíe automáticamente toda la información que el dispositivo registra desde la aplicación móvil al llenar un formulario.
- Configurar Envío Adicional: Haga clic en esta opción para configurar correos electrónicos adicionales que recibirán notificaciones cuando una gestión sea realizada por cada dispositivo específico. Separe múltiples correos con comas. Haga clic en Confirmar.
7. Haga clic en el botón Confirmar para crear el formulario.
8. Ahora podrá terminar de diseñar su formulario agregandole los campos requeridos.
Seleccione el tipo de campo que requiera agregar y arrástrelo hacia el recuadro que se encuentra del lado derecho.
Los campos Nombre, Código y Dirección del Sitio son campos predefinidos en los formularios, por lo tanto no es necesario crearlos.
10. Una vez configurado el campo, haga clic en Confirmar.
- Este es un ejemplo de un campo tipo Título:
- Este es un ejemplo de un campo tipo Selección en donde tendrá que configurar las opciones de la lista aparte de la descripción. También puede aplicar configuraciones adicionales.
Opciones Disponibles
En esta sección ingrese las opciones que tendrá su lista selección.
Código: Asigne un identificador para cada opción (puede ser alfanumérico) este código solo lo utiliza el sistema.
Descripción: De esta manera se visualizará en el dispositivo la opción que configure.
Peso: Es opcional. Asigne un valor o peso numérico a cada las opciones de lista de selección. Este valor podrá ser utilizado en una fórmula.
11. Finalmente haga clic en Confirmar para guardar todos los cambios.
Listo, ahora sus asesores podrán sincronizar la aplicación móvil y comenzar a registrar el formulario durante las visitas a clientes.
Editar Formularios
Para modificar un Formulario haga clic sobre la fila correspondiente al mismo.
Ahora haga clic en la opción EDITAR.
- Nombre: Defina un nombre/descripción para su formulario.
- Sólo a esta clase de dispositivos: Se autorizará el acceso al formulario sólo a las clases de dispositivos que usted especifique en este campo. Puede especificar varias clases de dispositivos separándolas con una coma ",".
Al marcar las siguientes opciones puede configurar el envío automático por correo electrónico cada vez que se realice una gestión:
- ¿A Usuarios del Portal?: Marque esta opción para que se envíe automáticamente a todos los usuarios del portal web, toda la información que el dispositivo registra desde la aplicación móvil al llenar un formulario.
- ¿Al Dispositivo?: Marque esta opción para que se envíe automáticamente al correo del dispositivo que esté configurado en el portal web, toda la información que registra desde la aplicación móvil al llenar un formulario.
- Especificar otros correos: Puede especificar uno o varios correos separados por coma "," a los que requiera se envíe automáticamente toda la información que el dispositivo registra desde la aplicación móvil al llenar un formulario.
- Configurar Envío Adicional: Haga clic en esta opción para configurar correos electrónicos adicionales que recibirán notificaciones cuando una gestión sea realizada por cada dispositivo específico. Separe múltiples correos con comas. Haga clic en Confirmar.
Si en cambio requiere modificar el diseño de su formulario, haga clic en la pestaña CAMPOS.
Podrá editar sus campos haciendo clic en el icono de configuración, podrá modificar el orden de sus campos arrastrándolos al lugar requerido y también podrá eliminarlos haciendo clic en el icono de borrar.
Eliminar Formularios
Seleccione los Formularios que va a eliminar marcándolos como se muestra en la siguiente imagen y haga clic en la opción Eliminar.
Se mostrará un mensaje de confirmación, si está seguro presione el botón Eliminar.
Exportar Formularios
Para obtener un listado de los campos de un Formulario en un archivo Excel, seleccione el formulario o los formularios requeridos y haga clic en Exportar. Si eligió más de uno, se mostrarán en pestañas diferentes dentro del archivo Excel.
Selección de Columnas
Para personalizar las columnas de datos que muestran la información de los Formularios haga clic en la opción Columnas y marque o desmarque las que requiera incluir u ocultar, como se muestra en la siguiente imagen:
Utilice la barra de búsqueda para consultar los formularios de su cuenta por nombre, código, etc.
También puede hacer clic en la opción Filtros para especificar más su búsqueda.
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Importar Campos de un Formulario
Podrá importar los campos de un formulario desde una plantilla de Excel. Para poder realizar la importación es necesario que el formulario se haya creado previamente:
1. Haga clic en la opción Importar.
2. Descargue la plantilla para importar Campos.
3. Llene las columnas correspondientes indicando el código del formulario, deje vacío el id si se trata de campos nuevos. Ingrese un nombre del campo, descripción, tipo de campo de acuerdo a las opciones disponibles como se muestra también en los comentarios de la plantilla:
4. Guarde los cambios realizados en la plantilla de Excel y en el portal web seleccione el archivo. Finalmente haga clic en Confirmar para realizar la importación.
5. Se mostrará un mensaje de confirmación:
6. Ahora puede consultar los campos importados en su formulario:
Campos Especiales
Existen tipos de campos adicionales que podría utilizar en su formulario. Acceda al Formulario en la opción CAMPOS, haga clic en la pestaña ESPECIALES. Encontrará una lista de campos como: Barrio, Código de Barra, Fórmula, Lista de Referencias y Ubicación. De la misma forma puede incluirlos en su formulario arrastrando el tipo de campo al centro.
Modifique la descripción del campo y las configuraciones adicionales y haga clic en el botón Confirmar.
- Campo Fórmula: En el siguiente ejemplo se está configurando un campo de tipo Fórmula. Puede realizar las operaciones aritméticas básicas de suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/).
Configure la fórmula teniendo en consideración que el nombre(no la descripción) de los campos deben ir entre corchetes.
En la fórmula puede utilizar campos de tipo numérico. También puede incluir campos de tipo lista selección, para ello las opciones de la lista deberían tener un valor asociado o peso. Por ejemplo: Si deseo conocer el grado de satisfacción de un cliente visitado, en el formulario podría añadir campos de tipo lista selección y añadir valores/peso a cada opción de respuesta como en el siguiente ejemplo:
- ¿Han sido oportunas las visitas de nuestro vendedor a su local?
Opciones disponibles:
a) Muy oportunas. (Podría configurarle un valor/peso de 10)
b) Medianamente oportunas. (Podría configurarle un valor/peso de 5)
c) Nada oportunas. (Podría configurarle un valor/peso de 1)
Una vez haya generado este grupo de preguntas podría considerarlas en un campo fórmula que sume las respuestas/opciones escogidas en cada pregunta para obtener la calificación final de una visita.
- Campo Lista de Referencia: En el siguiente ejemplo se está configurando un campo de tipo Lista de Referencia #1.
Para cargar los datos que tendrá su Lista de Referencia #1, diríjase a la opción Importar.
Descargue la plantilla para importar Listas de Referencia.
Listo, ahora los usuarios podrán utilizar el campo lista de referencia en sus formularios.
En Preferencias puede también configurar estas opciones adicionales para su formulario:
- Uso del Formulario: Utilice la opción "Para Registrar Información" si su formulario no está relacionado a capturar información de productos. De lo contrario, podrá permitir que sus vendedores tomen un pedido, que sus choferes confirmen la entrega de productos o que sus mercaderistas hagan controles de productos.
- ¿Puede reprogramar visita?: Al activar esta preferencia, el usuario podrá indicar durante la gestión que desea reprogramar la visita. Esta acción le permitirá seleccionar una nueva fecha y utilizar un formulario diferente.
Permite configurar campos condicionales, los cuales se muestran o se ocultan automáticamente en función de las respuestas proporcionadas en campos anteriores. Esta característica es muy útil para personalizar la experiencia del usuario y garantizar que solo se muestren los campos relevantes según las opciones seleccionadas.
Los campos deben de estar previamente creados.
Para el siguiente ejemplo utilizaremos los siguientes campos creados previamente (ver imagen):
- Tipo de Visita (Campo tipo Selección)
- Indique la forma de pago del cliente (Campo tipo Selección)
- Cargue una foto del documento (Campo tipo Imagen)
- Si el asesor escoge el tipo de visita: "Cobro", se desplegará otra lista selección en donde el asesor debe elegir la forma de pago del cliente.
- Si el asesor escoge la forma de pago: "Cheque", se desplegará el campo imagen en donde deberá cargar la foto del documento.
Vamos aplicar lógica condicional a estos campos previamente creados.
1. Haga clic en la pestaña LÓGICA CONDICIONAL.
2. Haga clic en EDITAR.
3. Haga clic en la opción +AGREGAR REGLA.
La forma en la que se aplica la lógica condicional es por medio de una "Regla" (si selecciona la opción "Cobro") que genera una "Acción" (se depliega el campo "Forma de Pago del Cliente").
4. Configure la REGLA.
La primera regla ha quedado como se muestra y se detalla a continuación, haga clic en Confirmar para guardarla.
- CONDICIÓN: Si el campo "Tipo de Visita", es "Igual que" la opción "COBRO".
- ACCIÓN: Mostrar campo "Forma de Pago".
5. Para la segunda Regla, hacer clic nuevamente en AGREGAR REGLA.
6. La segunda REGLA ha sido configurada como se muestra a continuación, para que si el asesor selecciona la forma de pago "Cheque", se muestre el campo imagen en donde el asesor podrá cargar una foto del mismo. Haga clic en Confirmar para guardar la regla.
- CONDICIÓN: Si el campo "Forma de Pago", es "Igual que" la opción "Cheque".
- ACCIÓN: Mostrar campo "Foto Cheque".
7. Finalmente haga clic en Confirmar para guardar todos los cambios del formulario.
Ahora sus asesores podrán sincronizar la aplicación móvil para comenzar a registrar formularios con campos que tengan lógica condicional.
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