A continuación se explicará como puede diseñar un formulario previamente creado. Aquí podrá agregar los campos (banco de preguntas) que deberán aparecer en la aplicación ROUTIK cuando sean llenados por sus usuarios.


Si aún no ha creado su nuevo formulario, revisar este enlace Configure el Formulario con el que Trabajarán sus Usuarios


ANTES DE LEER GUÍA: Esta guía considera dos tipos de edición para un Formulario:  Modo Tradicional de Edición y Nuevo Modo de Edición. Para verificar si el formulario a editar tiene activado o no la nueva forma de edición, se muestra el siguiente ícono en el listado:Nota: La nueva forma de edición se activa automáticamente en las cuentas donde todos sus dispositivos tienen la versión 8.25 de ROUTIK (o superior) 


NUEVO MODO DE EDICIÓN

Ahora para configurar los campos en los formularios debemos presionar el siguiente ícono desde Mi Cuenta > Formularios:


Podrá armar su formulario de manera sencilla arrastrando los campos requeridos a la sección que se muestra a continuación y visualizarlo de manera similar a como se visualiza en la aplicación móvil.




En la sección CAMPOS NUEVO encontrará la siguiente lista de campos que podrá añadir arrastrando el tipo de campo hacia la sección gris de su formulario. Podrá ir estructurando su formulario y ordenando los campos de acuerdo a su requerimiento.



Entre los tipos de campos que pueden ser usados en los formularios, se encuentran los siguientes:  

  • Texto
  • Fecha: Permite escoger una fecha (día, mes, año)
  • Fecha y Hora: Permite indicar fecha (día, mes, año) y hora (hora y minuto). Este tipo de campos permite al usuario colocar un recordatorio en la aplicación Calendario del dispositivo móvil.
  • Numérico con decimales.
  • Numérico sin decimales.
  • Memo: Un campo texto con mayor cantidad de caracteres.
  • Selección: Permite escoger una opción entre varias. Tenga en cuenta que deberá asignar opciones a dicha lista llenando su códgio y su descripción correspondiente. En caso de requerir filas adicionales, de clic en "Agregar Fila".

         

  • Check Box: Muestra un casillero al lado de la pregunta para que el usuario lo marque con un visto.
  • Título: Permite crear títulos para organizar de mejor manera el formulario.
  • Teléfono: Permite al usuario escribir un teléfono y realizar una llamada desde el formulario.
  • Email: Permite al usuario escribir un email y enviar un correo desde el formulario.
  • Código de Barra: Crea un botón para capturar o leer códigos de barra desde el formulario.
  • Lista de Referencias:  Permite importar un listado de opciones desde un archivo Excel que se mostrarán en el teléfono como texto predictivo, es decir, el campo se  muestra como tipo texto y al escribir parte de la palabra, se muestran las opciones que contienen esas letras. 
  • Barrio: Permite al usuario seleccionar un barrio desde una lista con búsqueda sugerida. 
  • Ubicación: Permite capturar coordenadas en un mapa.

NOTA: Existen campos especiales como Firma, Agenda Próxima Visita, etc; que se pueden agregar desde la opción EDITAR en la parte superior derecha. 


Editando propiedades del Campo


Una vez agregados los campos al formulario, es necesario que los configure dando clic en el icono que se indica a continuación. En caso de que requiera eliminar el campo, presione el icono Eliminar.



Registre los datos requeridos para configurar el campo haga clic en el botón "Confirmar".

 

Nombre Interno.- Configure un nombre interno, este nombre no se muestra en los dispositivos, es únicamente para uso del sistema y del administrador, tiene un límite de 15 caracteres y debe ser un nombre único.


Descripción.- Es la leyenda que se mostrará en la aplicación.


Nota: Es necesario que sea asignado un nombre interno a cada campo a menos que sea un campo de tipo Titulo, los nombres de campos deben ser únicos y las opciones/descripciones de los campos de tipo lista de selección deben ser llenados.


Configuración Adicional.- Cada campo tiene distintas opciones de configuración que se pueden ver bajo el Nombre:

  • Es de Solo Lectura?: Hará que el usuario no pueda editar el valor de ese campo.
  • Es Obligatorio?: Hará que el usuario no pueda grabar y enviar el formulario hasta que no llene un valor en ese campo.
  • Solicitar sólo una vez?: El usuario solo podrá llenar ese campo una vez.  Las siguientes veces que abra el formulario, ese campo se mostrará como de Solo Lectura.
  • Inicializar su valor?: Al marcar este casillero, ese campo se mostrará con el valor inicial que configure aquí. En campos de tipo FECHA o FECHA_HORA se pueden usar las variables @TODAY, @TOMORROW y @NEXT_WORKING_DAY para inicializar el valor del campo con la fecha de hoy, de mañana o del próximo día hábil respectivamente.
  • Omitir si está vacio?: En caso de que al registrar el formulario el campo no se llene, se omitirá en el informe, es decir no se visualizará si se marca esta opción.

Una de las aplicaciones de esta opción es que en campos Fecha y Fecha y hora le permite al administrador poder validar cuando su personal de campo ha registrado alguna fecha en ese campo, lo puede hacer marcando esta opción y luego ingresar la fecha que va a visualizar por defecto.
  • Validar Campo Fecha?: Permite indicar si un campo de tipo Fecha debe validarse con días anteriores y posteriores.
  • Omitir campo cuando esté vacío?: Al marcar esta opcion, si en el campo no se ingresa algún valor, este no se mostrara en la aplicación, tampoco en el informe de visita.
  • Usado en Consultas Dinámicas?: Al marcar esta opcion, el valor del campo podrá ser utilizado para realizar análisis de datos.


Guardar Cambios del Formulario


 Una vez finalizada la asignación y configuración de los campos del formulario, puede utilizar las siguientes opciones:

  • DESCARTAR CAMBIOS: Al presionar esta opción todas configuraciones realizadas recientemente se eliminaran definitivamente y el formulario se regresará a su última versión. En caso de ser un formulario que siendo configurando por primera vez, quedará vacío.
  • GUARDAR COMO BORRADOR: Esta opción le permitirá guardar los cambios realizados como un borrador es decir que los usuarios aún no podrán visualizar los cambios en la aplicación móvil.
  • APLICAR CAMBIOS A FORMULARIO: Presione esta opción para guardar los cambios realizados. Los usuarios de la aplicación móvil podrán visualizar estos cambios una vez que sincronicen.


Si se detecta algún error al intentar guardar los cambios realizados, se visualizará una Lista en la parte superior de la pantalla como se muestra a continuación:



Hasta aquí es la guía para la Edición de Campos de Formulario bajo el NUEVO Modo de edición.


MODO TRADICIONAL DE EDICIÓN (DESCONTINUADO)

Dispositivos autorizados

Se podrá visualizar en el lado izquierdo, los dispositivos autorizados/no autorizados a usar el formulario. Seleccione los dispositivos y uilice las flechas > o >> para autorizarlos. Haga lo mismo con las flechas < o << para desautorizarlos.



Campos del Formulario

Defina el banco de preguntas que desea incluir en el formulario. Para hacerlo de clic en el botón "Agregar Campo" y empiece a configurar las siguientes preguntas:



Configure uno a uno los campos requeridos, llenando las opciones requeridas que se detallan a continuación.



Tipo de campo

Entre la lista de tipos de campos que pueden ser usados en los formularios, tenemos las siguientes:   

  • Texto
  • Fecha: Permite escoger una fecha (día, mes, año)
  • Fecha y Hora: Permite indicar fecha (día, mes, año) y hora (hora y minuto). Este tipo de campos permite al usuario colocar un recordatorio en la aplicación Calendario del dispositivo móvil.
  • Numérico con 2 decimales.
  • Numérico sin decimales.
  • Memo: Un campo texto con mayor cantidad de caracteres.
  • Selección: Permite escoger una opción entre varias. Tenga en cuenta que deberá asignar opciones a dicha lista en el espacio dedicado para este fin. 

           Este campo tiene las siguientes funciones adicionales:     

  • Icono Asociado: Permite definir el tipo de ícono con el que se podrá visualizar la agenda en el mapa de recorrido del dispositivo. Icono Asociado
  • Valor asociado: Permite asignar un valor a las diferentes opciones de la lista, en caso de requerir utilizar estos valores para una operación en un campo fórmula.
  • Check Box: Muestra un casillero al lado de la pregunta para que el usuario lo marque con un visto.
  • Título: Permite crear títulos para organizar de mejor manera el formulario.
  • Teléfono: Permite al usuario escribir un teléfono y realizar una llamada desde el formulario.
  • Email: Permite al usuario escribir un email y enviar un correo desde el formulario.
  • Código de Barra: Crea un botón para capturar o leer códigos de barra desde el formulario.
  • Lista de Referencias:  Permite importar un listado de opciones desde un archivo Excel que se mostrarán en el teléfono como texto predictivo, es decir, el campo se  muestra como tipo texto y al escribir parte de la palabra, se muestran las opciones que contienen esas letras.   
  • Barrio: Permite al usuario seleccionar un barrio desde una lista con búsqueda sugerida.  
  • Ubicación: Permite capturar coordenadas en un mapa.  
  • Producto: Este tipo de campo permite hacer una toma de pedido con


Orden en Formulario

Indique el orden del campo (ej: 10,20,30,40,50...).

Este determina el orden de visualización del campo en la aplicación, al registrar el formulario.


Nombre Interno

Es para uso del administrador, no se muestra en el equipo, tiene un límite de 15 caracteres.


Descripción

Es la leyenda que desea mostrar en la aplicación.


 

Cada campo tiene distintas opciones de configuración que se pueden ver bajo el Nombre:

  • Solo Lectura?: Hará que el usuario no pueda editar el valor de ese campo.
  • Es Obligatorio?: Hará que el usuario no pueda grabar y enviar el formulario hasta que no llene un valor en ese campo.
  • Solicitar que el Campo de llene solo una vez?: El usuario solo podrá llenar ese campo una vez.  Las siguientes veces que abra el formulario, ese campo se mostrará como de Solo Lectura.
  • Inicializar siempre su valor?: Al marcar este casillero, ese campo se mostrará con el valor inicial que configure aquí. En campos de tipo FECHA o FECHA_HORA se pueden usar las variables @TODAY, @TOMORROW y @NEXT_WORKING_DAY para inicializar el valor del campo con la fecha de hoy, de mañana o del próximo día hábil respectivamente.

Una de las aplicaciones de esta opción es que en campos Fecha y Fecha y hora le permite al administrador poder validar cuando su personal de campo ha registrado alguna fecha en ese campo, lo puede hacer marcando esta opción y luego ingresar la fecha que va a visualizar por defecto.
  • Validar Campo Fecha?: Permite indicar si un campo de tipo Fecha debe validarse con días anteriores y posteriores.
  • Omitir campo cuando esté vacío?: Al marcar esta opcion, si en el campo no se ingresa algún valor, este no se mostrara en la aplicación, tampoco en el informe de visita.
  • Usado en Consultas Dinámicas?: Al marcar esta opcion, el valor del campo podrá ser utilizado para realizar análisis de datos.

Para los campos tipo Número con 2 decimales, Número sin decimales y Fórmula se encuentran disponibles las siguientes opciones que se podrán visualizar en los informes de visitas que se generen:
  • Prefijo: Configure el prefijo que requiera visualizar anterior al campo. Ejemplo: $.
  • Sufijo: Configure el sufijo que requiera visualizar posterior al campo. Ejemplo: km, %. 
  • Separador de Miles: En caso de requerirlo, marcar esta opción.


Requisitos en la Definición de los Campos

  • Deben tener asignado un nombre a menos que sea un campo de tipo Titulo.
  • Los nombres de campos deben ser únicos.
  • Las opciones/descripciones de los campos de tipo lista de selección deben ser llenados.


Validación de Campos


Usted puede configurar validaciones que le permitirán controlar el contenido de los datos que su personal ingrese en los formularios de la aplicación móvil. Puede construir este tipo de validaciones con los campos tipo Fecha, Fecha/Hora, Numérico, Decimal.


Al presionar la opción validar, se solicitará lo siguiente:


Tipo de Validación 



Usted puede aplicar la validación en:

  • Gestiones no Planificadas
  • Agendas Pendientes : Agendas enviadas con estado "POR REALIZAR"
  • Agendas Cerradas: Agendas enviadas con estado "REALIZADO"


Las validaciones en la aplicación móvil se mostrarán de la siguiente manera.


Publicar Formularios

Esta función le permite comunicar a los dispositivos de su cuenta que se han realizado cambios en los formularios y que debe sincronizarse inmediatamente. Antes de presionar el botón Publicar debe al menos haber seleccionado un formulario, caso contrario se mostrará el mensaje "No ha seleccionado ningún formulario". Luego de haber seleccionado y haber presionado el botón, todos los dispositivos autorizados de la cuenta y que trabajan con ese formulario serán marcados para que sincronicen los formularios y campos la primera vez que envíen gestiones.

 

Eliminar un Formulario

Para realizarlo, haga clic en el icono Al realizar esta operación, el formulario quedará eliminado de manera permanente.