Como parte de las herramientas de planificación y control, contamos con Agendas. Su función es permitir realizar una planificación diaria para los vendedores y a su vez verificar el cumplimiento de las mismas, los vendedores podrán realizar su propia planificación y también realizar gestiones no planificadas. En resumen, las Agendas son la opción centralizada para revisar la gestión completa de cada uno de los vendedores. Para realizar la planificación de las agendas en el portal web se debe realizar lo siguiente:


1. Ingresar a la opción Agendas.

2. Al ingresar a esta pantalla se visualizará un listado de las últimas agendas, y en la parte superior ciertos campos que usted puede utilizar para filtrar su lista de agendas.


3. Una vez definidos los filtros, en el listado inferior se mostrarán de forma automática, los registros que cumplan con los valores indicados:


En este listado se podrán visualizar datos relevantes de la agenda como cliente, fecha, vendedor, monto de la venta, tipo de Agenda, si fue efectiva, si fue realizada en Sitio (esto dependerá del geo-posicionamiento de los clientes) y el estado actual de la agenda. El listado muestra los últimos 10 registros, y se puede avanzar utilizando los botones de paginación (flechas) en la parte inferior del listado. También se pueden visualizar más detalles de cada registro dando clic en el iconoque se encuentra del lado izquierdo junto a cada agenda.


En la parte inferior, bajo el listado de agendas se muestran 5 botones con diferentes opciones, 2 de ellos que nos permitirán obtener Reportes sobre las agendas, y los tres restantes para Eliminar, Importar (un archivo de Excel para carga de Agendas) o Modificar Agendas (Previamente se debe marcar en el listado la/s agenda/s a modificar).



Nota: Las agendas planificadas de días anteriores no podrán ser eliminadas para evitar que se alteren las estadísticas de cumplimiento


Importando Agendas

Para cargar un archivo con la planificación de agendas al Portal, en la parte inferior de la pantalla dar clic el botón "Importar".


En el Paso 1, se encuentran las plantillas de Excel que servirán como guía para llenar los datos de la planificación. Existe la opción de planificar agendas Puntuales o Recurrentes . Una agenda puntual es cuando se indica en el archivo de Excel la fecha de la visita. Una agenda recurrente es cuando se especifica en el archivo Excel una frecuencia de visita.

Una vez tenga lista la plantilla que usted haya escogido con los datos correspondientes, continuamos con el Paso 2 en el cual podrá cargar el archivo dando clic en el botón "Seleccionar Archivo". Luego de esto finalmente dar clic en el botón "Importar Archivo" el cual detectará de forma automática qué tipo de archivo estás subiendo (Puntuales o Recurrentes) y lo procesará.


Llenando las Plantillas

Como se puede ver en la imagen anterior, existen 2 tipos de plantillas: 


Reportes


Reporte PDF

Para descargar el Reporte Detallado de Agendas en su versión PDF, de clic en el siguiente icono que se encuentra en la parte inferior del listado de agendas.


El reporte detallado muestra un listado de las agendas planificadas y no planificadas agrupadas por clientes, Cobertura (C), Efectividad (E), Visita en Sitio (S), porcentaje de efectividad total, número de visitas, etc.




Reporte Excel

Para descargar el Reporte Detallado de Agendas en su versión Excel, de clic en el siguiente icono que se encuentra en la parte inferior del listado de agendas.

El Reporte en Excel contiene tres hojas con información correspondiente:


1. Data

En esta hoja de Excel se muestran las columnas que se detallan a continuación:


Código Vendedor

Vendedor: Nombre del Vendedor.

Código Sucursal

Sucursal: Nombre de Sucursal.

Código Grupo Vendedor

Grupo Vendedor: Nombre del Grupo Vendedor.

Fecha Agenda: Fecha programada de la agenda.

Código Cliente

Cliente: Nombre de Cliente.

Planificada: 0 = Agenda no Planificada, 1= Agenda Planificada.

Hora Planificada: Hora Planificada de la Agenda.

Comentarios Planificación: Comentarios.

Realizada: 0 = Agenda No Realizada, 1= Agenda Realizada.

Efectiva: 0 = Agenda No Efectiva, 1= Agenda Efectiva.

Presupuesto Venta

Realizado Venta: Monto de la Venta realizada.

Fecha Venta: Fecha de la Venta realizada.

Presupuesto Cobranza

Realizado Cobranza: Monto del Cobro realizado.

Fecha Cobranza: Fecha del Cobro realizado.

Fecha Visita: Fecha de la visita.

Detalle Visita: Detalles de la Visita, Llegada de Cliente, Salida de Cliente, etc.

En Sitio: Determina si la ubicación de la visita fue en sitio. Valores = Si, No o No Determinado.

Límite de Crédito

Crédito Disponible

Texto Término Pago

Estado Vencimiento

Código Vendedor Principal

Nombre Vendedor Principal

Territorio: Nombre del Territorio.

Llegada a Cliente: Fecha y Hora de Llegada a Cliente (en caso de que se haya realizado la Marcación de Llegada desde la aplicación móvil).

Salida de Cliente: Fecha y Hora de Salida de Cliente (en caso de que se haya realizado la Marcación de Salida desde la aplicación móvil, si no realiza la Marcación de Salida se tomará la hora de la última gestión realizada).

Duración(min.): Duración en minutos de la visita.

Visita en Sitio?: 0 = Visita Fuera de Sitio, 1= Visita en Sitio.

Supervisor de Venta: Es el usuario del portal de tipo "Supervisor de Venta" que tiene como subordinado al vendedor.

Visita Efectiva En Sitio: 0 = Pedido o Cobro realizado fuera de sitio, 1= Pedido o Cobro realizado en Sitio. 

Planificada Realizada: 0 = Agenda No Realizada, 1= Agenda Realizada.


2. Agendas por Ejecutivo y Cliente

En esta Hoja de Excel se muestra una tabla dinámica filtrada por Vendedor que permite visualizar por fecha, los Clientes Visitados, y como valores, dos columnas que indican el número de visitas realizadas y la cantidad de visitas efectivas.



3. Agendas Por Ejecutivo

En esta Hoja de Excel se muestra una tabla dinámica filtrada por supervisor y vendedor, y se pueden visualizar diferentes columnas con respecto al detalle de las visitas planificadas, realizadas, efectivas y tiempos de duración.




Modificando Agendas

Para realizar modificaciones sobre las agendas es necesario presionar el botón ubicado en la parte inferior de la pantalla llamado "Modificar" (Debe estar activa la preferencia a nivel de Cuenta).

El usuario deberá seleccionar previamente la/s agenda/s que desea modificar. Si no se marca ninguna Agenda y se da clic en el botón se mostrará un mensaje indicando que "Debe seleccionar al menos una Agenda para modificar".

Posteriormente se muestra un panel dependiendo si seleccionó una o varias agendas como se explica a continuación.


Seleccionando una agenda

Si únicamente seleccionó una agenda en la parte superior visualizará la información del vendedor y del cliente. Se permiten hacer las siguientes modificaciones:

  • Reprogramar la agenda, Reasignar el vendedor o Cambiar el cliente
  • Actualizar el Estado (Si no se escoge ninguna de las opciones anteriores)
  • Presupuesto de Pedido Cargado
  • Presupuesto de Pago Cargado
  • Comentarios
  • Dirección asignada
  • Tipo de Agenda


Nota: A partir de la opción "Estado" para que se considere el valor/dato ingresado/seleccionado en el campo respectivo, es necesario que se marque el campo de no ser así no se actualizará el campo.


Seleccionando varias agendas  

Se permiten hacer las siguientes modificaciones

  • Reprogramar la agenda, Reasignar el vendedor
  • Actualizar el Estado (Si no se escoge ninguna de las opciones anteriores)
  • Presupuesto de Pedido
  • Presupuesto de Pago
  • Comentarios
  • Tipo de Agenda



Nota: A partir de la opción "Estado" para que se considere el valor/dato ingresado/seleccionado en el campo respectivo, es necesario que se marque el campo de no ser así no se actualizará el campo.


En la parte inferior se mostrará un mensaje indicando la cantidad de agendas que van a ser modificadas. 


Si se realizan reprogramaciones o reasignaciones, la agenda o agendas originales serán dadas de baja y se crearan nuevas agendas dependiendo del caso. En caso de que se realicen reasignaciones de vendedores, se debe asegurar que el vendedor pueda ser visualizado por el usuario del portal, caso contrario no verá las nuevas agendas en el panel.



Creando Agenda de Manera Manual


Para crear una agenda de manera manual es necesario presionar el botón ubicado en la parte inferior de la pantalla llamado "Calendario", debe estar activa la preferencia a nivel de Cuenta). Al presionar el botón se muestra un nuevo panel en forma de calendario donde se va a poder visualizar las agendas de los vendedores en el mes.


Si desea crear una agenda, puede presionar el botón Nueva agenda ubicado en uno de los casilleros del calendario, al presionar se va a mostrar el siguiente panel.


Una vez creada la agenda se va a visualizar la misma en el calendario.


Si usted desea visualizar la información de la agenda creada, debe presionar sobre el casillero que contenga al cliente que va a ver.



Revocar Permisos para Ver, Importar o Editar Agendas


Por omisión, la mayoría de los roles de usuario tienen acceso al panel de agendas. Ud. puede revocar a un usuario en particular, ciertos permisos entrando como administrador a la sección Mi Cuenta, Usuarios del Portal y hacer clic en el icono de preferencias del usuario a configurar.


Encontrará estas preferencias que podrá habilitar o deshabilitar para el usuario: